Business-এ Structure আগে না System আগে—কোথায় আমরা ভুল করি?

আমাদের দেশে প্রচলিতভাবে এবং প্রায়শ business এর যে বিষয় গুলি নিয়া আমরা বেশি কথা বলি বা আলোচনা করি বা Board থেকে শুরু করে Professional এবং Managenent এর কাছে যে বিষয়গুলি importance পাই সেইগুলি মুলত :

- Sales

- Profit

- Growth

কিন্তু খুব কমই দেখি—এই growth-এর ভীত যে দুইটি বিষয় এর উপর নির্ভর করে বা এই growth এর foundation যার উপর depends করে তা নিয়া আলোচনা বা মনোযোগী হতে।

এখন দেখি এই ভীত গুলি কি ?

- আর তা হচ্ছে System এবং Structure ।

এখন প্রশ্ন এই দুইটা কি এবং এদের কেন প্রয়োজন এবং কোনটি আগে করতে হবে ।

সাধারণ ভাবে যদি বলি -System হচ্ছে Brain তথা-( Operating logic)

আর structure হচ্ছে অনেকটা Body এর মত অর্থাৎ Organizational body ।

আরেকটু গভীরে যদি বলি

System নির্ধারণ করে—

- decision flow

- control mechanism

- accountability pattern

- information movement

আর Structure নির্ধারণ করে—

- কে কোথায় কাজ করবে

- কে কাকে report করবে

- authority কোথায় apply হবে বা approval কে করবে

অর্থাৎ—Business কীভাবে দাঁড়িয়ে আছে তা হলো Stricture

তাহলে কি দাঁড়ল -

Brain থাকলেও কিন্তু body না থাকলে কাজ করা যাবেনা

আবার body আছে কিন্তু brain না থাকলে—control থাকবে না

অর্থাৎ—দুটো একসাথে না থাকলে business functional হবে না ।

কিন্তু প্রশ্ন আমরা আগে কোনটা setup করব -

অর্থাৎ আমরা কি ERP আগে install করব বা SOP ( Standard Operating Procedures) বানাব

নাকি organogram বা HR আগে সাজায় নিবো?

আমাদের আসল ভুল আমরা অনেক সময়—Structure বানাই আগে

যেমন—

- Manager

- Department

- Title

কিন্তু—System define করি না , ফলে—Organization থাকে, কিন্তু direction থাকে না

আবার—কিছু ক্ষেত্রে আগে system বানানো হয় কিন্তু—Structure clear না, ফলে—Idea থাকে, execution থাকে না।

এবার দেখি System এবং Structure কি define করে

বাবসায় System define করে—Consistency আর

Structure নিশ্চিত করে—Responsibility

Consistency ছাড়া business predictable না আবার

Responsibility ছাড়া business controllable না

তাহলে দেখা যাচ্ছে Business grow করার সাথে সাথে

System এবং Structure—দুটোই evolve করতে হবে ।

একটাকে ছাড়া আরেকটা বাড়ালে—imbalance তৈরি হবে ।

কোনটা আগে- আর সেই চিন্তা থেকে

ছোট একটা tips :

Business এর intital stage এ আমরা system এর উপর emphasis করব কারণ বাবসার প্রথমে কিন্তু transactions volume কম থাকে আর তখন আপনি একই লোক বা manpower দিয়া multiple role বা process maintain করতে পারবেন

কিন্তু

যখন business evolve করবে তখন transaction volume increase করবে তখন একই লোক দিয়া multiple role play করা যাবে না, আর তখন departmentation করে বা structure করে respoanaibility assign করতে হবে যেটাকে আমরা বলি HRD (Human Resource Development )

একটি প্রশ্ন

আপনার business-এ বা আপনি যেখানে কাজ করেন বা involved সেখানে কি

- brain strong? (system)

- নাকি body strong? (structure)

নাকি—দুটোর মধ্যে disconnect আছে?

আপনি যত বেশি Management role নিয়ে কাজ করবেন বা Management position এ থাকবেন এই দুইটির মধ্যে আপনাকে balance করতে হবে আর তা করতে হলে System আর structure এর difference বুঝতে হবে ।

আপনার মতামত কি?

Business-এ Sustainability কী — Institutional Capacity নাকি Green Environment?

আজকাল যেকোনো বড় seminar-এ যান; যেকোনো corporate company এর annual report খুলুন বা যেকোনো international conference-এর theme দেখুন

প্রায় সবখানে Sustainability বলতে কি আলোচনা হয়:

-Solar panel

-Green factory

-3R — Reuse, Recycle, Reduce

-ESG score

-Carbon footprint report, etc.

আপনার কাছে মনে হবে সবই সুন্দর, সবই দরকারি।

এবং আপনি আলাপ করে দেখেন আমাদের অনেক University এর most students রাও sustainability বলতে প্রথম এই কয়েকটি শব্দ use করবে বা বলবে ।

আর sustainability এর কমন একটা sign দেখবেন যা অনেকটা একটা সবুজ গাছ।

কিন্তু আমরা কি একটা বড় ভুল করছি?

Sustainability মানে কি শুধু Environmental sustainability নাকি business এর আগে দরকার Institutional Sustainability?

তাহলে দেখি আসলে business এই Institutional sustainability টা কি আর সেইটা কিভাবে হয় এবং এই Institutional sustainability কি environmental sustainability এর পূর্বশর্ত কিনা?

আর এই Institutional Sustainability এর মানে কী?

এইটা হলো —

-একটা business কতটা ভেতর থেকে শক্ত,

-কতটা system-এর উপর দাঁড়িয়ে,

-কতটা একজন মানুষের উপর নির্ভরশীল নয়।

তাহলে আমরা এই প্রশ্ন গুলির উত্তর না দিয়ে ( বিশেষ করে আমাদের দেশের প্রতিষ্ঠান গুলির বিচারে) যদি

Solar panel install করে বলি আমরা Sustainable business করি, তাহলে কী হবে?

এখন একটু দেখে নেয়া যাক এই Institutional Sustainability আসলে কী কী দিয়ে তৈরি হয় ?

আমার মতে Institutional sustainability বুঝার জন্য আপনাকে যেই কোনও প্রতিষ্ঠানের মোটামুটি ৭ টা জিনিস এর practice আছে কিনা দেখে নিতে হবে ।

চলুন এই গুলি কী একটু আলোচনা করি কিছু প্রশ্ন করে:

১. Strategy ও Vision

— ৫০ বছর সামনে দেখার সাহস আছে কিনা?

- আপনার company-র ১০ বছরের documented plan আছে কিনা?

-Diversification কোথায় হবে তা আছে কিনা?

-Expansion-এর blueprint কে জানে — শুধু owner, নাকি পুরো management?

কেন কোনও Multinational company ১০০ বছরের ও বেশি সময় টিকে থাকে?

কারণ প্রতিটা decade-এ তাদের strategy reviewed, revised এবং communicated ছিল।

আমাদের বেশিরভাগ company-তে জিজ্ঞেস করুন-

আপনার কোম্পানি র ৫ বছরের plan কী?

উত্তর আসে —আপাতত ভালোই চলছে।

মনে রাখবেন এটা plan না — এটা hope।

২. Operational Process —

- System চলে, নাকি মানুষ চলে?

- আপনার company-তে একটা purchase order approve হতে কার কাছে যায়?

-একটা সিদ্ধান্ত নিতে কতজনের মৌখিক অনুমতি লাগে?

যদি উত্তর হয় — "MD স্যারকে call করতে হয়" তাহলে সেটা operation না, সেটা dependency।

Sustainable business মানে —

- Documented SOP আছে

- Authority matrix লেখা আছে

- System-এ কাজ হয় — ব্যক্তিতে নয়

৩. HR Structure ও Appraisal —

আপনার প্রতিষ্ঠানের HR কে যদি জিজ্ঞেস করেন মানুষ কেন থাকবে? এবং যদি এইটা clear উত্তর না পান ।

কারণ বাংলাদেশ -এ top talent চলে যাওয়ার কারণ কি শুধু salary?

না।

মূল কারণ —

- Career path দেখতে পায় না

- Performance-এর মূল্যায়ন হয় না

- Promotion-এ merit কাজ করে না — সম্পর্ক কাজ করে

যে company-তে একজন মেধাবী কর্মী ৩ বছর পরেও জানে না সে কোথায় যাবে —সেই company কখনো institutionally sustainable হয় না।

৪. Financing Structure —

এইক্ষেত্রে একটি প্রশ্ন প্রথমে করতে হবে

Business কি নিজের পায়ে দাঁড়িয়ে?

সেইটা কি,

-যদি আপনার company এর নিজস্ব একটা credit score থাকে এবং history থাকে?

- Asset এবং liability-র maturity match হয়

- Owner সরে গেলেও bank trust করে

- Company এর loan company own asset কে collateral করে

৫. Succession Plan — আপনার পরে কী হবে বা কে lead করবে?

Tata Group ১৫০ বছর ধরে চলছে।

Sumitomo Group ৪০০ বছরেরও বেশি।

এদের secret কী?

-কোনো একজন মানুষ চলে গেলে —institution থেমে যায়নি।

-কারণ প্রতিটা generation-এ leadership তৈরি হয়েছে।

-Knowledge transfer হয়েছে।

আমাদের দেশে অনেক বড় business —

প্রথম generation-এর পর হারিয়ে গেছে।

কারণ একটাই —

Business ছিল — Institution ছিল না।

৬. Contemporary Reporting ও Compliance —

আপনার company কে কি trust করা যায়?

Sustainability মানে stakeholder-দের আস্থা।

সেই আস্থা আসে —

- Transparent financial reporting থেকে

- Timely tax compliance থেকে

- Audit quality থেকে

- Proper disclosure থেকে

মনে রাখবেন লুকায়ে কিছুদিন survive করতে পারে কিন্তু

Sustain করতে পারে না।

৭. এরপর — Green Environment

উপরের ৬ টি শক্ত হলে —

তারপর আসুক

-Solar panel,

-ESG report,

-Green campaign।

তখন সেটা হবে সত্যিকারের sustainability।

কিন্তু ভিত্তি ছাড়া শুধু রঙ করলে —সেটা sustainability না —সেটা Greenwashing।

সহজ একটা test :

আপনার business নিয়ে নিজেকে জিজ্ঞেস করুন —

- আমি ৩ মাস না থাকলে business চলবে?

- আমার successor কে — সে কি জানে?

- আমার financing কি business-এর নামে — নাকি আমার নামে?

- আমার team কি career দেখতে পাচ্ছে — নাকি শুধু salary নিচ্ছে?

যদি উত্তর দিতে কষ্ট হয় —

আপনার business হয়তো চলছে।

কিন্তু sustainable নয়।

শেষ কথা —

Green plant সুন্দর।

Environment রক্ষা করা দরকার — অবশ্যই

কিন্তু —একটা financially ও institutionally দুর্বল company-র sustainability report —একটা অসুস্থ মানুষের সুন্দর পোশাকের মতো।

বাইরে থেকে দেখতে ভালো — ভেতরে জ্বর ১০৩

Sustainability শুরু হয় Institution গড়া থেকে তারপর Green plant ।

আপনি কি মনে করেন?

ব্যবসায় Profit আছে, কিন্তু Cash flow নাই বা crisis হয় —কেন?

আমরা অনেক সময় শুনি—

ব্যবসায় profit হচ্ছে কিন্তু cash flow problem চলছে

এমনকি এই কারণে অনেক profitable ব্যবসা—বন্ধ হয়ে যাচ্ছে অথবা নতুন loan নিতে হচ্ছে

এখন প্রশ্ন—

Profit থাকলে cash থাকবে না কেন বা আসলে Profit এবং Cash flow কি?

আমাদের দেশে যারা BBA, MBA করে interview দিতে আসে—তাদের অনেকেই এই প্রশ্নের সঠিক উত্তর দিতে পারে না

আবার যারা financial statements prepare করে তারাও অনেক সময় এই বিষয়টির real link ধরতে পারে না এবং গতানুগতিক report তৈরি করে ।

তাই চলুন—

এই বিষয়টি একটু সহজভাবে বুঝার চেষ্টা করি

কারণ এই বিষয়টি শুধু professional বা উদ্যোক্তার জন্য না—সাধারণভাবে সবার জানা দরকার

প্রথমে জানার চেষ্টা করি

ব্যবসার মূল ভিত্তি কী?

ব্যবসার মূল হচ্ছে—লেনদেন

অর্থাৎ—দিবেন আর নিবেন

আর এই দেওয়া-নেওয়ার মাঝখানে একটি margin থাকবে → এটিই হবে profit

তাহলে logic অনুযায়ী—

যদি লেনদেনে profit থাকে এবং টাকা নেওয়া হয় তাহলে তো cash চলে আসার কথা

কিন্তু আমরা কি বলছি?

Profit থাকলেও cash নাই বা crisis অর্থাৎ cash আসছে না

আর এখানেই আসল concept

Profit ও Cash একসাথে কখন আসে?

ধরুন—

একজন ছোট trader একটি ভ্যানে করে পণ্য বিক্রি করেন এবং এক দিনে ২০০০ টাকার পণ্য বিক্রি করলেন

তাতে তার Profit হলো ২০ টাকা এবং পুরো ২০০০ টাকা cash পেয়ে গেলেন , তাহলে এখানে profit এবং cash একসাথে এসেছে

কিন্তু যদি—ওই small trader ২০০০ টাকার পণ্য বিক্রি করে ১০০০ টাকা cash পান বাকিটা তার customer কাছে রয়ে যাই (as credit sale) তাহলে Profit ঠিকই ২০ টাকা কিন্তু cash কম এসেছে

এতে কী দাঁড়াল?

Profit আছে, কিন্তু cash আসে নাই

তাহলে Profit ও Cash কী?

Profit হলো—একটি accounting number যা লেনদেন হলেই হিসাব হয়

আর Cash হলো-বাস্তব টাকা যা হাতে বা ব্যাংকে থাকে

সহজভাবে যদি বলি

-Profit থাকে financial statement-এ

- Cash থাকে হাতে বা bank-এ

অনেকেই মনে করে—

Profit হচ্ছে মানেই business ভালো চলছে

কিন্তু বাস্তবতা—

Cash flow ঠিক না থাকলে business টিকবে না

তাহলে credit sale না করলেই কি সমস্যা শেষ?

মনে হতে পারে—

Credit sale না করলেই—cash আসবে problem থাকবে না

কিন্তু reality কি তাই?

না, reality তা না

কেন credit sale দরকার?

কিছু natural কারণ আছে— যেমন

Lead Time

- পণ্য কিনতে হবে → আসতে সময় লাগবে

- process করতে হবে → বিক্রি করতে হবে

- buyer আবার resale করবে

পুরো chain-এ cash আসতে সময় লাগে

Competition

আপনি যদি credit না দেন buyer অন্য supplier-এর কাছে চলে যাবে

Capital limitation

অনেক ব্যবসায়ীর ১০০% capital থাকে না তারা supplier’s credit ব্যবহার করে

আর এই ঘটনা গুলি যে সময় নে সেইটাকে বলি Cyle

এখন এই Cash flow Cycle – এর একটি সহজ উদাহরণ

আমরা অনেক সময় cash flow delay দেখলেই ভাবি—business খারাপ

কিন্তু বিষয়টা সব সময় তা না

কারণ এটাকে বলা হয়—Cash Cycle

যেমন—

সৌরজগতের প্রতিটি গ্রহ নির্দিষ্ট সময়ে সূর্যকে প্রদক্ষিণ করে

- কেউ ১ বছরে

- কেউ ১২ বছরে

- কেউ আরও বেশি সময়ে

কিন্তু—

এই delay থাকার কারণে system ভেঙে পড়ে না বরং একটি balance maintain হয়

ঠিক তেমনি—

business-এও cash-এর একটি ঘূর্ণি কাল (cycle) আছে

এই cycle থাকাটা স্বাভাবিক, তাহলে সমস্যা কখন হয়

সমস্যা তখনই—

যখন এই cycle control-এর বাইরে চলে যায়

তাহলে cash flow shortage হয় কেন?

কিছু natural কারণে , যেমন:

- Stock বেশি হয়ে যাওয়া

- প্রাকৃতিক সমস্যা

- সামাজিক বা রাষ্ট্রীয় সমস্যা

- Competition এর কারণে বেশি credit দেওয়া

এগুলো থাকলে—cash pressure আসতেই পারে

কিন্তু এটাকে business failure বলা যাবে না এবং তখনও ব্যবসা আপনি চাইলে ভালবাবে চালিয়ে যেতে পারবেন , কিভাবে

আপনি চাইলে—

- আপনার profit-এর একটি অংশ share করে financier (যেমন bank) থেকে cash support নিতে পারেন যাকে আমরা বলি loan, interest এর বিনিময়ে ।

কিন্তু কখন cash problem dangerous হয়?

যখন সমস্যা natural না হয়ে—management-related হয়

যেমন:

- Excessive expansion

- Project থেকে expected cash না আসা

- Proper costing না করা

- Regular profit & loss review না করা

- Non-compliance business

- Cash recycle period match না করে loan করা

তখন—Profit থাকলেও business risk-এ পড়ে যায়

আর তখন বলতে হয় Profit আছে cash নাই ।

শেষ কথা

Profit business কে “ভাল দেখায়” কিন্তু Cash business কে “চালায়”

অর্থাৎ Profit important কিন্তু Cash flow আরও বেশি important

আর একটি কথা :

-Sale যদি বাবসার Vanity হয়,

- Profit হচ্ছে Sanity আর

- Cash হচ্ছে Reality ।

আপনার মতামত?

আপনার business-এ বা আপনি যে company তে বা যে প্রতিষ্ঠানে কাজ করেন সেইখানে কি

- Profit বেশি সমস্যা?

- নাকি Cash flow?